A kamerarendszer üzemeltetője (adatkezelő):
Név: ICF Tech Hungary Korlátolt Felelősségű Társaság
Székhely: 1013 Budapest, Pauler utca 6. 4. emelet 1.
Cégjegyzékszám: 01 09 333778
Adószám: 26589738-2-41
Adatvédelmi kapcsolattartó elérhetősége:
E-mail: gdpr@icftech.hu
Jelen Szabályzat az adatkezelő által üzemeltetett elektronikus megfigyelőrendszer alkalmazására vonatkozó szabályokat tartalmazza AZ EURÓPAI PARLAMENT ÉS A TANÁCS (EU) 2016/679 RENDELETÉNEK – (2016. április 27.) a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről (általános adatvédelmi rendelet) – való megfelelés céljából.
A Szabályzat megállapítása és módosítása az adatkezelő hatáskörébe tartozik.
1. A megfigyelőrendszer ismertetése, az adatkezelés célja
Az ICF Tech Hungary Kft. (továbbiakban: Adatkezelő) az alábbi helyszínen, személy- és vagyonvédelmi célból üzemeltet kamerarendszert, melyek azonosításra alkalmas mozgófelvételt rögzítenek hang nélkül (továbbiakban: felvétel):
1013 Budapest, Pauler utca 6.
2. emelet.
3. emelet 2.
4. emelet 1.
4. emelet 2.
A megfigyelés célja személy- és vagyonvédelem. A személyvédelem elsősorban, de nem kizárólagosan a munkavállalók testi épségének védelmét, míg a vagyonvédelem az ingóságok védelmét jelenti. Az Adatkezelő által alkalmazott kamerák rögzítik mindazon személyek személyes adatait – úgymint képfelvételt, továbbá az érintettek magatartását -, akik az érintett területre belépnek, illetve ott tartózkodnak. (továbbiakban: érintettek). Jelen szabályzat célja a kamerák által készített személyes adatok kezelésére vonatkozó szabályok meghatározása, az adatok jogszerű kezelése és védelme érdekében tett intézkedések ismertetése, továbbá az érintetteket megillető jogok biztosítása.
2. A kamerák elhelyezkedése
Minden, az adatkezelő által üzemeltetett kamera az adatkezelő telephelyén, a 1013 Budapest, Pauler utca 6. alatt található. A kihelyezett kamerák típusa és elhelyezkedése az adatkezelő által nyilván van tartva, és a vonatkozó adatkezelési tájékoztatóban az érintettek tájékoztatást kapnak a kamerák helyéről, és az általuk látott képről.
| A kamera helye | A kamera által látott kép leírása |
|---|---|
| 2. emelet 2/6 irodától balra eső fenti sarok az ebédlőben | Hátsó bejárat, ebédlő, közlekedő |
| 2. emelet szerverszoba helyiségben, bejárattal szemközti bal felső sarok | Teljes szerverszoba |
| 2. emelet 2/2 szoba felett | Főbejárat, előtér, tárgyaló oldalsó rész melletti folyosó |
| 2. emelet 2/3 iroda felett | Raktár ajtaja, 2/5 iroda ajtaja |
| 3. emelet bejárattal szemközti bal sarok | Bejárat, teakonyha, folyosó |
| 3. emelet rekreációs szoba bejárattal szemközti bal sarok | Rekreációs szoba, folyosó (hátul) |
| 4. emelet (jobb oldal) bejárattal szemközti jobb sarok | Előszoba |
| 4. emelet (bal oldal) bejárattal szemben a mennyezeten a tárgyaló mellett | Bejárat, előtér/közlekedő, konyha, ebédlő |
| 4. emelet (bal oldal) bejárattal szemben a mennyezeten a tárgyaló mellett | Bejárat, előtér/közlekedő, 4/L/1 iroda ajtaja |
- 2. emelet ebédlő és szerverszoba (2 kamera)
- 2. emelet előtér és raktár (2 kamera)
- 3. emelet előtér és rekreációs szoba (2 kamera)
- 4. emelet (jobb oldal) előtér
- 4. emelet (bal oldal) előtér, konyha és közlekedő (2 kamera)
3. A szabályzat hatálya
A szabályzat személyi hatálya kiterjed Adatkezelő telephelyén kamerás megfigyelés kapcsán munkát végző munkavállalókra, míg a tárgyi hatálya a megfigyelő rendszer által rögzített felvételek kezelésére, és az érintettek jogainak biztosítására terjed ki.
4. Irányadó jogszabályok
- A természetes személyeknek a személyes adatok kezeléséről szóló az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendelete (GDPR),
- Az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (Infotv.),
- A személy- és vagyonvédelmi, valamint a magánnyomozói tevékenység szabályairól szóló 2005. évi CXXXIII. Törvény.
5. A kamerás adatkezelés általános szabályai
5.1. Adatkezelési cél
Az elektronikus megfigyelőrendszert Adatkezelő személy- és vagyonvédelmi célból használja.
5.2. Az adatkezelés jogalapja:
Az adatkezelés jogalapja az Adatkezelő jogos érdeke, amelyről az Adatkezelő az érintetteket tájékoztatni köteles. Az adatkezelés megkezdése előtt az Adatkezelő érdekmérlegelési tesztet végzett, mely teszt során megállapításra került, hogy Adatkezelő épület, vagyon, valamint személy védelméhez fűződő érdeke elsőbbséget élvez az érintettek jogaival, érdekével, személyes szabadságával szemben. Továbbá megállapításra került, hogy Adatkezelő számára ez a leghatékonyabb eszköz a személy- és vagyonvédelem biztosítására. Az érintettek személyek joga (ezen belül kifejezetten a képmáshoz való joga) ugyan sérül, de ennek ellensúlyozására Adatkezelő megfelelő garanciális szabályokat léptet életbe. Az érdekmérlegelési tesztek az adatvédelmi szabályzatban találhatók.
Az érdekmérlegelési teszt lefolytatására vonatkozó szabályok
Az érdekmérlegelési teszt elvégzése során az Adatkezelő jogos érdeke, mint jogalap akkor lesz jogszerű, ha megállapítást nyer, hogy az Adatkezelő érdeke fontosabb, mint az érintettnek a személyes adatainak védelméhez való jog, illetve a személyhez fűződő jog védelme.
Az érdekmérlegelési teszt az alábbi lépésekből áll:
a) az adott helyen feltétlenül szükséges-e a kamera használata, vagy létezik alternatíva, amellyel az adatkezelés elkerülhető,
b) a jogos érdek meghatározása, amely az adatkezelést indokolja, valamint az adatkezelés céljának és az ehhez kapcsolódóan az adatkezelési időnek a meghatározása,
c) az érdekmérlegelési teszt során az alábbi körülményeket vizsgálni szükséges:
- Az ingatlan területén található tárgyi eszközök, és személyes (lakók, dolgozók, látogatók) védelme,
- az érintett érdekei, azaz a személyes adatok védelméhez fűződő alapjog (elsődlegesen a képmáshoz fűződő jog)
- az érintett jogainak biztosítása, a jogérvényesítés garanciái;
- a megtett és az adatkezelés megkezdése előtt megtenni tervezett adatbiztonsági intézkedések;
- az adatkezelés szűk körű időbeli korlátozottsága;
5.3. A kezelt adatok köre:
A megfigyelő rendszer a kamerák által megfigyelt területre belépő személy képmását, és ezzel együtt a felvételen látható cselekvését (mozgóképet) rögzíti. A kamerás megfigyelő rendszer hangot nem rögzít. A kamerák folyamatosan, a nap 24 órájában üzemelnek.
5.5. Az adatkezelés időtartama:
A rögzített felvételeket Adatkezelő 15 napig tárolja, amelynek meghatározásánál Adatkezelő figyelemmel volt az adatkezelésekre vonatkozó alapelvekre, úgymint adattakarékosság és a korlátozott tárolhatóság elvére. A tárolási időt követően a felvétel a rendszert üzemeltető szoftver által automatikusan törlésre kerül.
5.6. A kamerák elhelyezése:
A kamerák az Adatkezelő telephelyén vannak elhelyezve, a látószögben nincs közterület. Az elektronikus megfigyelő rendszer kizárólag magánterületet figyel meg. Az elhelyezett kamerák helyéről, és a megfigyelt területről listát vezet az adatkezelő.
6. Az adatkezelés jogszerűségével kapcsolatos garanciális szabályok
6.1. Emberi méltóság tiszteletben tartása:
A kamerák használata során alapvető elv az emberi méltóság tiszteletben tartása, amely alapján a kamerák nem üzemelhetnek öltözőben, mosdóban, illetve nem irányulhat a munkavállalók célzott megfigyelésére. A kamerák elhelyezésénél Adatkezelő a magánszférához való jogot tiszteletben tartja. Nem figyelhetik kifejezetten a munkavállalók általi munkavégzést, vagy kizárólag egy munkavállalót és az ő tevékenységét, így még közvetve sem célja a munkavállalók munkahelyi viselkedésének a befolyásolása. Adatkezelő rejtett kamerát nem használ.
A megfigyelő rendszer működtetésének az előbbiek alapján nem célja a munkavállalók ellenőrzése, munkaintenzitásuk figyelemmel kísérése, azonban baleset kivizsgálásához, fegyelmi és bírósági peres eljáráshoz a felvétel felhasználható.
6.2. Előzetes tájékoztatási kötelezettség:
Az előzetes tájékoztatás során Adatkezelőnek az alábbiakról kell az érintett számára hozzáférhető módon, írásban tájékoztatást nyújtani:
- a) az adatkezelő és képviselőjének neve, elérhetősége,
- b) az adatkezelés jogalapja és célja (kameránként, a látószög feltüntetése mellett)
- c) adatfeldolgozó igénybevétele esetén annak neve, elérhetősége, a végzett tevékenység leírása,
- d) a felvétel tárolásának helye és időtartama, az időtartam meghatározásának szempontjai,
- e) az adattárolás biztonságát nem veszélyeztető formában közölt adatbiztonsági intézkedések,
- f) az adatok megismerésére jogosult személyek köre,
- g) a felvételeket milyen esetben, mely szervek, személyek részére lehet továbbítani,
- h) a felvételek visszanézésére vonatkozó szabályok,
- i) milyen célból használhatja fel a felvételt az Adatkezelő,
- j) az érintetteket milyen jogok illetik meg, azokat milyen módon tudják gyakorolni, jogaik megsértése esetén milyen jogérvényesítési eszközöket vehetnek igénybe.
Az érintettek tájékoztatása céljából a terület bejáratánál, az Adatkezelő jól látható módon figyelemfelhívó táblát helyez el, amely az alábbi tájékoztatást tartalmazza:
Az ingatlan területén, személy- és vagyonbiztonság céljából elektronikus megfigyelő rendszer van elhelyezve, amely mozgóképet rögzít. A kamerarendszer üzemeltetője az ICF Tech Hungary Kft. A felvételt Adatkezelő 15 napig tárolja. A részletes adatkezelési tájékoztató kérésre elérhető a HR osztályon vagy online, a bejárati ajtókon található QR kód beolvasásával.
Adatkezelő ezen tájékoztatást új belépő munkavállalók esetében a munkaviszony létesítése során köteles eleget tenni.
6.3. Egyéb szabályok
A megfigyelő rendszer alkalmazása során az adatkezelés céljának megvalósulásához feltétlenül szükséges mértékben kezelhető személyes adat. A biztonsági kamera által felvett kép felbontása a kamerás biztonsági rendszer működtetésének céljához igazodik. A kamerát az arányosság elvére figyelemmel a cél eléréséhez szükséges legkisebb felbontásra kell beállítani.
7. A felvétel tárolásának helye, időtartama, és meghatározásának szempontjai
A felvevő egységet elzárt, biztonságos, mások által nem hozzáférhető helyen kell üzemeltetni. A felvételek megőrzési idejét a Társaság mérlegelés után 15 napban határozta meg, betartva az adattakarékosság és célhoz kötöttség elvét. A 15 napos tárolási idő azért indokolt, mert egy esetleges esemény bekövetkezésének észlelése maximum ennyi idő alatt megtörténik.
8. Adatbiztonsági intézkedések
8.1. Betekintés a felvételekbe
A felvételek utólagos megtekintését úgy kell végezni, hogy azokat a jogosultsági körön kívül más személy ne láthassa. A kamerák által rögzített adatokról a központi felvevő egységen kívül más eszközzel felvételt készíteni nem lehet.
8.2. A felvételekhez hozzáférésre jogosult személyek
Az ügyvezető, az operatív vezető, illetve az Ügyvezető által írásban erre feljogosított további munkavállalók a jogsértések, balesetek feltárása, a rendszer működésének ellenőrzése, valamint az érintett kérelme alapján az érintett jogának biztosítása céljából, az érintett a saját személyes adatokba történő betekintés céljából. Felvételt kizárólag az adatkezelő tekinthet meg, illetve a kezelő személyzet kizárólag az adatkezelő jelenlétében.
8.3. A felvételek felhasználása, továbbítása:
A felvételek felhasználásának minősül az alábbi okokból történő betekintés:
- a személyes adatokat érintő biztonsági incidensek kivizsgálása érdekében,
- bűncselekmény vagy szabálysértés gyanújának észlelése esetén a feljelentés előkészítéséhez,
- a hatóságoktól érkező írásbeli megkeresések teljesítése érdekében,
- fegyelmi eljárás esetén a tényállás megállapítása
- baleset kivizsgálása
- az érintett, és akinek jogát vagy jogos érdekét a képfelvétel érinti, jogai gyakorlásának biztosítása érdekében.
A rögzített képfelvételeket bűncselekmény vagy szabálysértés gyanúja, egyéb bírósági vagy közigazgatási eljárás esetén lehet a nyomozó vagy a közigazgatási hatóság, illetve rendőrség részére átadni. A felvétel továbbítására kizárólag az adatkezelő engedélyével kerülhet sor. A felvétel baleset kivizsgálásához, fegyelmi eljáráshoz a tényállás felderítése érdekében is felhasználható. A tárolt felvételekhez hozzáférés csak biztonságos módon, és akként történhet, hogy az adatkezelő személye azonosítható legyen. A tárolt képfelvételek visszanézését és a képfelvételekről készített mentést dokumentálni kell. Adatkezelő a felvételek megtekintéséről, a felvétel megismerésének okáról, idejéről, a megismerő személyről jegyzőkönyvet vezet. Adatkezelő ezen jegyzőkönyvet elektronikus úton is nyilvántarthatja.
Jogsértő cselekmény észlelését követően a cselekményről készült felvétel tárolása és a szükséges hatósági eljárás haladéktalanul kezdeményezése felől intézkedni kell, egyben tájékoztatni kell a hatóságot, hogy a cselekményről képfelvétel készült.
8.4. Egyéb adatbiztonsági intézkedések
A rögzítő készülékben elkülönített merevlemezről fut az operációs rendszer és a rögzítésre került felvételek. A felvételekről külön biztonsági másolat nem készül. A digitálisan rögzített felvételekhez külső hálózatról csak a megfelelő felhasználói azonosító és jelszó birtokában lehet hozzáférni, melyeket csak a megtekintésre jogosult személyek ismerik.
8.5. Adatfeldolgozók igénybevétele
A Társaság külső adatfeldolgozót nem vesz igénybe.
9. Érintetti jogok gyakorlása
Az érintetti jogok gyakorlását a 2. számú melléklet szerinti kérelem-nyomtatvány segíti
9.1. Hozzáféréshez való jog
Az érintett jogosult személyes adatainak kezeléséről, a kezelés céljáról, jogalapjáról, időtartamáról, a megőrzési időtartam meghatározásának szempontjairól, a személyes adatait érintő adatvédelmi incidens körülményeiről, hatásairól, a megtett intézkedésekről, az adattovábbítás jogalapjáról és céljáról, az adattovábbítás címzettjeiről, az érintett jogairól, a joggyakorlásról, a jogérvényesítés módjáról tájékoztatást kérni.
9.2. Adatkezelés korlátozásához (zárolásához) való jog
Az érintett az előbbi pontban részletezett eljárási szabályok alapján kérheti a felvétel zárolását – azaz, hogy Adatkezelő a felvételt ne törölje -, jogos érdekére történő hivatkozással 10 napon belül, azaz még az automatikus törlésen belül. A kérelem jogszerűsége és esetén az érintett felvételrész későbbi visszanézhetőségét biztosítani kell. Az érintett felvételrészt az Adatkezelő az adatkezelés korlátozott jellegének egyértelmű feltüntetésével megjelöli, és annak az egyéb adatoktól elkülönített tárolását biztosítja.
A zárolás addig tart, amíg az érintett által megjelölt indok szükségessé teszi az adatok tárolását, és a törlésnek nincs helye.
A zárolás tényét vagy ennek elutasítását – a megismerés okával, idejével, a megismerő személy nevével együtt - Adatkezelő szintén a jegyzőkönyvben köteles feltüntetni. Az érintett személyazonosságát köteles igazolni, azonban a felvételek zárolása további feltételhez (úgy, mint jogának vagy jogos érdekének igazolásához) nem köthető. Az érintett személyazonosságának igazolása után Adatkezelő a felvételeket a kérésnek megfelelően zárolja vagy kiadja.
Adatkezelő köteles kiadni a felvételeket abban az esetben, ha azokat bíróság vagy hatóság kéri. Adatkezelő azonban nem adhat ki olyan felvételmásolatot, amelyek a kérelmezőn kívül más érintettek személyes adatait is tartalmazza.
A felvétel felhasználásának céljának meghatározását az Adatkezelő nem kérheti.
9.3. Betekintéshez való jog
Az érintett a képfelvétel keletkezésének időpontjától számított 3 napon belül kérheti, hogy a róla készült felvételekbe betekinthessen.
A kérelemről való döntésig az adott felvétel nem törölhető, így a kérelmet haladéktalanul el kell bírálni. A betekintést előre egyeztetett időpontban, a kérelem beérkezésétől számított 30 napon belül kell biztosítani. Az érintett a felvételről abban az esetben kérhet másolatot, amennyiben más érintett személy jogait az nem érinti hátrányosan.
9.4. Tiltakozáshoz való jog
Az érintett jogosult az Adatkezelő képviselőjéhez (adatvédelmi tisztviselőjéhez) címzett levélben vagy elektronikus levélben az adatkezelés ellen tiltakozni, amennyiben az adatkezelés jogalapja az Adatkezelő jogos érdeke. A kérelmet az érintett az 1. számú mellékletben szereplő nyomtatvány megfelelő kitöltésével is előterjesztheti.
A kérelemről az adatkezelő a beérkezésétől számított 30 napon belül dönt. A kérelem elutasítását Adatkezelő indokolni köteles, a döntés meghozataláig az adatot az Adatkezelő zárolja. Az adatkezelés elleni tiltakozás és az erről való döntés a képfelvétel automatikus törlését nem akadályozza.
9.5. Törléshez való jog
Az érintett kérheti, hogy a személyes adatait tartalmazó felvételt törölje Adatkezelő, ha adatkezelése jogellenes. A kérelemről az adatkezelő 30 napon belül dönt.
9.6. Érintetti jogok gyakorlására vonatkozó közös szabályok
A kérelem az 1. számú mellékletben szereplő nyomtatvány megfelelő kitöltésével is előterjeszthető, azt az érintett személyesen vagy elektronikusan is benyújthatja. A kérelem előterjesztését elősegítő nyomtatvány az operatív vezetőnél érhető el. A kérelemről az adatkezelő dönt.
Amennyiben a kérelmet nem teljesíti, annak indokairól, valamint a kérelem elbírálásáról a benyújtástól számított legrövidebb idő alatt, legfeljebb azonban 30 napon belül közérthető formában, az érintett erre irányuló kérelmére írásban, a kérelem elektronikus benyújtása esetén, elektronikus úton ad tájékoztatást. A kérelmet benyújtó személy személyazonosságát igazolni köteles személyazonosító okmányának bemutatásával. A kérelem elutasítását indokolni köteles.
Ha megalapozottan feltehető, hogy az érintett jogainak érvényesítése iránt kérelmet benyújtó személy az érintettel nem azonos személy, az érintett kérelmét az Adatkezelő a személyazonosságának hitelt érdemlő igazolását követően teljesíti. Adatkezelő az érintettnek a 2. számú melléklet szerinti személyes adatait a kérelem elbírálása és annak későbbi bizonyíthatósága érdekében Adatkezelő jogos érdeke alapján 5 évig megőrzi. A benyújtott kérelmeket, az erre adott adatkezelői válaszokat a jegyzőkönyv részeként, ahhoz csatolva köteles Adatkezelő tárolni, a felvétel kiadásának tényét, a kérelmező személyazonosító adatait a jegyzőkönyvben rögzíteni kell.
9.7. A jogorvoslat, az érintett jogérvényesítésének további lehetőségei
Az érintett személyes adatai védelméhez fűződő jogának megsértése és az ezzel kapcsolatos joggyakorlás kapcsán történt jogsértés esetén jogorvoslatért az Infotv. 23. §-ának rendelkezései szerint bírósághoz fordulhat.
Az érintett jogosult a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál (1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11, ugyfelszolgalat@naih.hu) is bejelentéssel élni az Infotv. 22. §-ában foglalt rendelkezések szerint.
10. Eljárásrend adatvédelmi incidens esetére
Adatvédelmi incidens bekövetkezése esetén az azt felismerő személynek haladéktalanul jelentenie kell az Adatkezelőnek, aki a kockázatok értékelése után, amennyiben szükséges, az adatvédelmi incidenst 48 órán belül elektronikusan bejelenti a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH) felé az erre a célra kialakított elektronikus felület szerinti adattartalommal. Az adatvédelmi incidenst nem kell bejelenteni, ha valószínűsíthető, hogy az nem jár kockázattal az érintettek jogainak érvényesítésére.
Az adatkezelő az incidens tudomására jutását követően haladéktalanul megteszi azon technikai, szervezési intézkedéseket, amelyek az adatvédelmi incidens orvoslására, illetve az okozott hátrány enyhítésére alkalmasak. Ha az adatvédelmi incidens valószínűsíthetően az érintettet megillető valamely alapvető jog érvényesülését lényegesen befolyásoló következményekkel járhat, az érintettet az adatvédelmi incidensről haladéktalanul tájékoztatni kell.
11. Egyéb rendelkezések
Jelen szabályzat módosítására az adatkezelő jogosult.
1. számú melléklet
Kérelem az érintett jogainak gyakorlásához
Címzett: ICF Tech Hungary Kft.
Tisztelt Cím!
Alulírott,
Érintett neve:
elérhetősége:
az Adatkezelő által üzemeltetett elektronikus megfigyelő rendszer kapcsán az alábbi jogomat érvényesíteni kívánom:
☐ tájékoztatás kérése, kérem személyes adataim tekintetében tájékoztatásomat
☐ zárolás kérése (adatkezelés korlátozása), kérem a fentiekben megadott személyes adataim zárolását
☐ betekintés kérése, kérem a fentiekben megadott személyes adataimba történő betekintés biztosítását
☐ törlés kérése, kérem a fentiekben megadott személyes adataim törlését
☐ tiltakozás, tiltakozom személyes adataim kezelése ellen, ennek indokai:
Kérelmem indoklása:
A felvétel készítésének pontos helye és ideje:
Miről ismerhetjük meg és azonosíthatjuk Önt a felvételen?
A kérelem elbírálásának eredményét az alábbi módon kérem eljuttatni
☐ e-mail, az alábbi email címre:
☐ posta, az alábbi címre:
☐ helyszíni betekintés
Tudomásul veszem, hogy a most megadott személyes adataimat a kérelem teljesítése, illetve a teljesítés bizonyíthatósága érdekében Adatkezelő a jogos érdeke alapján 5 évig kezeli.
Kelt, ............................................ aláírás